Wenn jede Abteilung selbst strickt: Verträge und Rechnungen als Haftungsfallen

Werden grundlegende Unternehmensverträge und Verträge in großen Projekten typischerweise sehr professionell gestaltet und überwacht, so ist das im Day-to-Day-Business in Energieversorgungsunternehmen regelmäßig nicht der Fall: Hier werden für „kleinere“ Anwendungen in verschiedenen Abteilungen desselben Unternehmens ganz unterschiedliche, häufig selbst gestaltete Verträge und Rechnungsvorlagen verwendet. Internet-Vorlagen und KI-Anwendungen bieten einen schnellen und jedenfalls vordergründig professionellen Zugang zu entsprechenden Vorlagen. In einzelnen Fällen sucht man den Vertragsabschluss begleitende (und dokumentierende) Vertragsunterlagen sogar vollständig vergeblich. Da man Verträge aber nur dann benötigt, wenn es Auseinandersetzungen gibt, werden die Risiken und potenziellen Schäden eines mangelhaften Vertragsmanagements oft außer Betracht gelassen.

Wer Verträge sorgfältig formuliert und Rechnungen korrekt erstellt, kann Haftungsfälle vermeiden, seine Position in Streitigkeiten stärken und auch Probleme bei Abschluss- oder Betriebsprüfungen verhindern. Ein zentrales Vertragsmanagement, welches Vertragsentwürfe vorhält und abteilungsübergreifend organisiert sowie die entsprechenden Abrechnungsvorgänge mit den zugehörigen Verträgen verknüpft, ist hierbei von zentraler Bedeutung, um derartige Schäden zu minimieren oder bestenfalls zu vermeiden.